Budget til fondsansøgning

Budgettet er den del af din fondsansøgning der viser, at du har tænkt projektet igennem økonomisk. Her får du en komplet guide med skabeloner, typiske poster og de fejl du skal undgå.

Derfor er budgettet vigtigt

Mange ansøgere bruger al deres energi på projektbeskrivelsen og behandler budgettet som en eftertanke. Det er en fejl. For fondsbestyrelser er budgettet ofte det første de kigger på, fordi det afslører tre ting med det samme:

• Realisme. Er beløb og tidsplan troværdige? Urealistiske tal signalerer manglende erfaring.
• Gennemsigtighed. Kan bestyrelsen se præcis hvad pengene går til? Uklare samleposter skaber mistillid.
• Egenfinansiering. Bidrager du selv med midler, frivillig arbejdskraft eller materialer? Det viser commitment.

Et godt budget kan redde en middelmådig ansøgning. Et dårligt budget kan sænke en ellers stærk ansøgning. Tager du det alvorligt, adskiller du dig fra størstedelen af ansøgerne.

Hvis du vil læse om hele ansøgningsprocessen, så se vores komplette guide til fondsansøgning.

Grundstrukturen: Indtægter og udgifter

Ethvert projektbudget består af to sider: hvad pengene bruges på (udgifter) og hvor pengene kommer fra (indtægter). De to sider skal altid balancere — det samlede beløb i udgifter skal være lig det samlede beløb i indtægter.

Udgiftssiden opgør alle de omkostninger projektet kræver. Vær så specifik som muligt. Skriv "2 x facilitator, 4 timer a 450 kr = 3.600 kr" — ikke bare "personale: 3.600 kr".

Indtægtssiden viser hvor midlerne kommer fra: egenfinansiering, andre fonde, kommunalt tilskud, billetindtægter, sponsorater osv. Fonden vil gerne vide, at de ikke står alene med hele regningen.

Eksempel på et simpelt projektbudget:

Udgiftspost	Beløb
Facilitator (2 x 4 timer á 450 kr)	3.600 kr
Lokale (3 dage á 1.500 kr)	4.500 kr
Materialer og tryk	2.800 kr
Forplejning (30 deltagere x 3 dage)	4.500 kr
Transport	1.600 kr
Administration (5%)	850 kr
Udgifter i alt	17.850 kr

Indtægt	Beløb
Ansøgt beløb fra [fond]	10.000 kr
Egenfinansiering (forening)	3.850 kr
Kommunalt tilskud	4.000 kr
Indtægter i alt	17.850 kr

Læg mærke til at de to totaltal er identiske. Hvis de ikke balancerer, vil fonden stille spørgsmål — eller afvise ansøgningen.

Typiske budgetposter

Budgetposterne varierer meget alt efter projekttype. Her er de mest gængse poster opdelt på fire kategorier. Brug dem som tjekliste når du laver dit eget budget.

Kultur

Kulturprojekter har typisk høj andel af honorarer og lokaleleje. Tænk også på PR og dokumentation.

• Kunstnerhonorar og gagehonorarer
• Lokaleleje (scene, udstillingsrum, atelierværksted)
• Teknisk udstyr (lys, lyd, projektor)
• Tryk og grafisk produktion (plakater, programmer, katalog)
• PR og markedsføring (annoncer, SoMe, pressemateriale)
• Transport af værker eller udstyr
• Dokumentation (fotograf, videograf)
• Forplejning ved events

Forskning

Forskningsprojekter vægter lønninger, udstyr og publicering. Mange fonde kræver detaljeret specifikation af laboratorieudstyr.

• Løn til forskere og ph.d.-stipendiater (timer x sats)
• Laboratorieudstyr og reagenser
• Softwarelicenser og dataindsamling
• Rejser og konferencedeltagelse
• Open access-publicering
• Overhead/indirekte omkostninger (typisk 20-44%)
• Ekstern konsulentbistand

Socialt

Sociale projekter har ofte mange personaletimer og logistik. Husk evaluering — fonde inden for socialt arbejde kræver næsten altid en evalueringsplan.

• Projektleder (timer x timesats)
• Frivilligkoordinering og uddannelse
• Lokaler og mødeforplejning
• Materialer til deltagere (arbejdsbøger, værktøj)
• Transport og kørselsgodtgørelse
• Evaluering og effektmåling
• Forsikring
• Administration (typisk 5-10% af samlet budget)

Startup

Startup-funding har fokus på produktudvikling og go-to-market. Vær særligt specifik med milestones — investorer og fonde vil se, hvad hver krone fører til.

• Produktudvikling (løn, freelancere, prototyper)
• Teknisk infrastruktur (hosting, API-adgang, cloud)
• Brugertest og markedsvalidering
• Juridisk (selskabsstiftelse, IP-beskyttelse, kontrakter)
• Marketing og kundeerhvervelse
• Kontor og co-working
• Rejser til pitch-events og messer
• Revision og bogføring

Egenfinansiering og medfinansiering

De fleste fonde forventer, at du bidrager med egne midler. Egenfinansiering signalerer, at du tror på dit eget projekt — og det gør fondens risiko mindre. En god tommelfingerregel er at sigte efter mindst 50% medfinansiering. Det betyder, at for hver krone du søger, bør du selv bidrage med en krone fra andre kilder.

Medfinansiering kan komme fra mange steder:

• Egne kontantmidler. Penge fra organisationens egen kasse eller opsparing.
• Frivilligt arbejde. Værdisat i timer x en rimelig timesats (typisk 150-200 kr/time). Skriv det eksplicit i budgettet.
• Andre fonde. Mange projekter søger 3-5 fonde samtidig. Nævn dem ved navn og angiv status (ansøgt / bevilget / forventet).
• Kommunalt tilskud. Puljemidler, paragraf 18-midler (socialt) eller kulturpuljen.
• Egenindtægter. Billetindtægter, salg, kontingenter, entrefees.
• In-kind bidrag. Gratis lokaler, udlånt udstyr, sponsorerede materialer. Værdiansæt dem realistisk.

Når du søger flere fonde, så vær ærlig om det. De fleste fonde ser positivt på, at du diversificerer din funding — det viser professionalisme. Skriv "Ansøgt hos X-fond, afgørelse forventet [dato]" på indtægtssiden.

For foreninger der søger fonde, læs mere om fundraising-strategi i vores guide til fondsansøgning for foreninger.

5 typiske fejl i budgetter

Disse fem fejl dukker op igen og igen. Undgår dem, og dit budget ser straks mere professionelt ud.

Se også vores komplette guide til fondsansøgning og guide til projektbeskrivelsen for at styrke resten af din ansøgning.

Brug skabeloner til at spare tid

At starte med et blankt regneark er tidskrævende og fejlbehæftet. Derfor har Fondsmatch fire budgetskabeloner indbygget — en til hver projekttype: Kultur, Forskning, Socialt og Startup. Når du opretter en ansøgning, kan du vælge en skabelon direkte i budgeteditoren. Den udfylder de typiske poster for dig, så du bare skal tilpasse beløb.

Sådan bruger du skabelonerne:

1. Opret en ansøgning på en fond (eller åbn en eksisterende).
2. Scroll ned til budgetsektionen og klik "Vælg skabelon".
3. Vælg den kategori der passer til dit projekt (Kultur, Forskning, Socialt eller Startup).
4. Skabelonen udfylder budgetposterne. Tilpas beløb, tilføj eller fjern poster.
5. Budgettet bliver automatisk en del af din PDF når du downloader ansøgningen.

Vil du se den fulde ansøgningsskabelon med både projektbeskrivelse, budget og motivation samlet? Så se vores fondsansøgning skabelon.

Og husk: et budget er ikke statisk. Opdater det løbende efterhånden som projektet udvikler sig. Hvis fonden bevilger et lavere beløb end ansøgt, så reviderer du budgettet med de nye tal og sender en opdateret version.