Komplet budgetguide til fondsansøgninger

Budgettet der overbeviser fonden

Et godt budget er mere end tal i en tabel. Det er et troværdighedsbevis. Fondsbestyrelser bruger budgettet til at vurdere om projektet er realistisk, gennemtænkt og effektivt. Et svagt budget kan koste dig bevillingen — uanset hvor god projektbeskrivelsen er.

Denne guide giver detaljerede budgetskabeloner og eksempler for forskellige projekttyper.

Grundlæggende budgetprincipper

1. Specificér alle poster

Fonde vil se præcis hvad pengene går til. “Diverse: 50.000 kr.” er en rød klap. Specificér i stedet:

• Materialer: 20.000 kr. (10 sæt á 2.000 kr.)
• Forplejning: 15.000 kr. (12 arrangementer á 1.250 kr.)
• Trykmaterialer: 15.000 kr. (500 brochurer + 200 plakater)

2. Brug markedspriser

Brug reelle priser, ikke gæt. Dokumentér med tilbud eller prishenvisninger:

• Løn: Brug overenskomstmæssige satser
• Lokaler: Brug markedsleje for tilsvarende lokaler
• Rejser: Brug rejsebureaupriser eller flyselskabets hjemmeside
• Materialer: Indhent tilbud fra leverandører

3. Vis medfinansiering

Fonde foretrækker projekter hvor ansøgeren selv bidrager:

• Egenfinansiering (kontante midler)
• Frivillige timer (typisk opgjort til 200 kr./time)
• Lokaler stillet til rådighed
• Medfinansiering fra andre fonde eller offentlige kilder

Budgetskabeloner efter projekttype

Kulturprojekt (ansøgning: 200.000 kr.)

Socialt projekt (ansøgning: 500.000 kr.)

Forskningsprojekt (ansøgning: 2.000.000 kr.)

Overhead og administration

Hvad er overhead?

Overhead dækker universitetets eller organisationens indirekte omkostninger: husleje, el, IT, administration og ledelse. Satsen varierer:

Administration vs. overhead

• Overhead: Indirekte omkostninger (husleje, IT, ledelse) — beregnes som % af direkte omkostninger
• Administration: Direkte projektadministration (koordination, regnskab) — opgøres som budgetpost

Mange fonde accepterer 5-15% til administration. Angiv det tydeligt og hold det lavt — det signalerer effektivitet.

Budgetfejl der koster bevillinger

1. “Diverse”-posten. Specificér alle udgifter. Fonde afviser uspecificerede poster.
2. For runde tal. 50.000 kr. til rejser virker gættet. 47.500 kr. (3 flyrejser á 8.500 kr. + 3 x hotel 5 nætter á 1.500 kr.) virker realistisk.
3. Ingen medfinansiering. Fonde forventer egenfinansiering — minimum 10-20%.
4. Glemt overhead. Hvis dit universitet kræver overhead, skal det med i budgettet.
5. Misforhold. Et budget på 500.000 kr. til et projekt beskrevet som “lille og lokalt” virker utroværdigt.
6. Manglende revision. Store bevillinger (over 500.000 kr.) kræver ofte ekstern revision — budgettér det.

Budgetnoter

Vedlæg altid budgetnoter, der forklarer de vigtigste poster:

• “Lønbudget baseret på overenskomstens trin 4 for socialrådgivere”
• “Rejsebudget baseret på SAS-priser pr. 1.2.2026 for CPH-LHR retur”
• “Materialebudget baseret på tilbud fra Atea A/S dateret 15.1.2026”

Budgetnoter viser grundighed og øger troværdigheden.

Brug AI til budgetgenerering

Fondsmatch tilbyder AI-genererede budgetskabeloner tilpasset dit specifikke projekt. Systemet foreslår relevante poster, beløb og noter baseret på projekttype og størrelse.

Du kan derefter tilpasse og justere budgettet, inden du indekserer det i din ansøgning.